Making a Complaint in French: Landlord, Internet Provider and Shops
A good complaint is polite but firm: the problem, the facts, what you want, and by when.
The conditional makes it polite; the date makes it firm.
Getting Started
Every newcomer to Canada ends up complaining about something: heating that stops in January, a wrong internet bill, something that arrived broken. The same situations turn up as role-plays in the TEF and TCF speaking tests, where the examiner plays the landlord or the company agent.
For a written complaint, see Formal Letters and Emails. This lesson is about complaining out loud: in a shop, on the phone, face to face.
The core rule: soft voice, hard facts. Raising your voice or saying je veux weakens your case in French; dates and details strengthen it.
1. The four-step method
| Step | What to say | Example |
|---|---|---|
| 1. Who you are | Name, address or account number | Bonjour, je m’appelle Arjun Singh, j’habite au 304. |
| 2. The problem | What, since when, how serious | Le chauffage ne fonctionne plus depuis lundi. |
| 3. What you’ve done | Calls, emails, dates | Je vous ai déjà envoyé un courriel mercredi. |
| 4. What you want | Exactly what, and by when | Pourriez-vous envoyer quelqu’un d’ici demain ? |
These four steps work everywhere, from a shop counter to a government office. In the exam, the structure shows the examiner you can steer a conversation in order.
2. Describing the problem
| French phrase | Meaning |
|---|---|
| … ne fonctionne plus / ne marche plus. | … doesn’t work any more. |
| … est en panne depuis trois jours. | … has been broken for three days. |
| Ça fait une semaine que… | It’s been a week that… |
| Il y a une fuite d’eau dans la salle de bain. | There’s a water leak in the bathroom. |
| Il y a une erreur sur ma facture. | There’s a mistake on my bill. |
| On m’a facturé deux fois. | I was charged twice. |
| L’article est arrivé abîmé. | The item arrived damaged. |
| Ce n’est pas ce que j’ai commandé. | This isn’t what I ordered. |
Watch the tense: a problem that is still going on takes the present + depuis: Internet ne marche pas depuis mardi. See depuis, il y a, pendant, dans for more.
3. Asking: from soft to firm
The conditional is your best tool (Conditionnel). Harden the tone gradually as the conversation goes on:
| Level | French phrase | Meaning |
|---|---|---|
| Soft | Serait-il possible de… ? | Would it be possible to…? |
| Soft | Pourriez-vous… ? | Could you…? |
| Clear | Je voudrais être remboursé(e). | I would like a refund. |
| Clear | J’aimerais qu’on trouve une solution rapidement. | I’d like us to find a solution quickly. |
| Firm | Je compte sur vous pour régler ça d’ici vendredi. | I’m counting on you to sort this out by Friday. |
| Firm | Je souhaiterais parler à un responsable. | I would like to speak to a manager. |
| Last resort | Sinon, je serai obligé(e) de porter plainte. | Otherwise I’ll have to file a complaint. |
4. Dialogue 1 (A2): returning an item in a shop
Client : Bonjour. J’ai acheté cette bouilloire samedi, mais elle ne chauffe pas.
Vendeuse : Ah, je suis désolée. Vous avez le reçu ?
Client : Oui, le voici. Est-ce que je peux l’échanger ?
Vendeuse : Bien sûr. Vous préférez un échange ou un remboursement ?
Client : Un remboursement, s’il vous plaît.
Vendeuse : Pas de problème. Je vous rembourse sur votre carte.
Key words: le reçu (receipt), échanger (to exchange), le remboursement (refund). For a simple complaint this is enough: what you bought, what’s wrong, what you want.
5. Dialogue 2 (B1): an internet provider on the phone
Agent : Service à la clientèle, bonjour. Comment puis-je vous aider ?
Cliente : Bonjour. Je vous appelle parce qu’il y a une erreur sur ma facture de septembre. On m’a facturé 40 dollars de plus que d’habitude.
Agent : Je vais vérifier. Pouvez-vous me donner votre numéro de compte ?
Cliente : Oui, c’est le 4 5 7 2 1 9. J’ai déjà appelé à deux reprises la semaine dernière, et on m’a dit que ce serait corrigé.
Agent : Je vois. Il s’agit de frais de location d’un modem.
Cliente : Mais j’ai rendu ce modem en août. J’ai même la preuve de retour.
Agent : Dans ce cas, je peux vous proposer un crédit de 20 dollars.
Cliente : Je vous remercie, mais ça ne règle pas vraiment le problème. Ces frais n’auraient jamais dû être facturés. Je voudrais un crédit de la totalité, soit 40 dollars.
Agent : Je comprends. Je transfère la demande à mon superviseur. Vous recevrez une confirmation par courriel sous 48 heures.
Cliente : Parfait. Pouvez-vous me donner un numéro de référence, s’il vous plaît ?
Why this works:
- All four steps are there: account number, the amount, two earlier calls, a precise request.
- She turns down a half-solution politely: Je vous remercie, mais…
- She ends by asking for a numéro de référence. Next time she calls, that is her proof.
- Quebec says le service à la clientèle; France says le service client.
6. Dialogue 3 (B1): talking to the landlord
Locataire : Bonjour Monsieur Tremblay. Je vous appelle au sujet de la fuite sous l’évier de la cuisine.
Propriétaire : Ah oui, votre message. Je n’ai pas encore eu le temps.
Locataire : Je comprends que vous êtes occupé, mais ça fait maintenant dix jours. L’eau coule dans l’armoire et le bois commence à gonfler. J’ai peur que ça abîme aussi le plancher.
Propriétaire : C’est si grave que ça ?
Locataire : Oui. J’ai pris des photos, je peux vous les envoyer. Est-ce qu’un plombier pourrait passer cette semaine ?
Propriétaire : Je vais essayer pour jeudi.
Locataire : Jeudi, c’est parfait. Je serai là toute la journée. Je vous envoie aussi un courriel pour confirmer, d’accord ?
Notice:
- Je comprends que vous êtes occupé, mais… Acknowledge the other person first, then make your point. It keeps things calm.
- She states the consequence (le bois commence à gonfler) so the seriousness is clear.
- Written confirmation after the call (un courriel pour confirmer). For a tenant in Canada this matters a lot.
- In Quebec, people often call the landlord le proprio informally. The person who looks after the building is le concierge.
7. Accepting or turning down a solution
| French phrase | Meaning |
|---|---|
| Ça me convient, merci. | That works for me, thank you. |
| C’est d’accord, à condition que ce soit fait avant lundi. | Fine, as long as it’s done before Monday. |
| Je vous remercie, mais ça ne règle pas le problème. | Thank you, but that doesn’t solve the problem. |
| Ce n’est pas suffisant, compte tenu de… | That isn’t enough, given… |
| Pouvez-vous me le confirmer par écrit ? | Can you confirm that in writing? |
| Pouvez-vous me donner un numéro de référence ? | Can you give me a reference number? |
Common Mistakes
| ❌ Wrong | ✅ Right | Why |
|---|---|---|
| Je veux un remboursement ! | Je voudrais être remboursé(e). | je veux sounds blunt |
| Le chauffage a été cassé depuis lundi. | Le chauffage est en panne depuis lundi. | Ongoing problem = present + depuis |
| Ma bill est fausse. | Ma facture est erronée. | A bill is la facture |
| Je suis appelé deux fois. | J’ai appelé deux fois. | appeler takes avoir |
| C’est pas mon problème. | Je comprends, mais… | Keep the exchange open with the examiner |
Practice
A. Make it polite. Rewrite each sentence with the conditional.
- Je veux parler au responsable.
- Réparez la porte.
- Vous devez me rappeler.
B. Prepare a role-play. Your fridge has not worked for five days and food has gone bad. Write four sentences for your landlord, one per step.
Sample answers
A. 1. Je voudrais parler au responsable. · 2. Pourriez-vous réparer la porte ? · 3. Pourriez-vous me rappeler, s’il vous plaît ?
B. Bonjour Madame, c’est Priya, du logement 12. · Le frigo ne fonctionne plus depuis cinq jours et j’ai dû jeter de la nourriture. · Je vous ai laissé un message mardi. · Serait-il possible d’envoyer un technicien d’ici demain ?
What’s Next
FAQ
Is it rude to say je veux when complaining?
Often, yes. It sounds blunt. Use je voudrais, j'aimerais or pourriez-vous. To be firm, harden the facts rather than the words: dates, how many times you called, and when you need a solution by.
How do I say 'it hasn't worked for a week'?
Present tense + depuis: Internet ne fonctionne plus depuis une semaine. Or: Ça fait une semaine que ça ne marche pas. Don't use the passé composé, because the problem is still going on.
What if my landlord in Canada doesn't respond at all?
In Quebec, landlord–tenant disputes go to the Tribunal administratif du logement (TAL); in Ontario, the Landlord and Tenant Board. Send a written complaint first so there is a record. For legal advice, check your province's official information.
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