Phone Calls in French: Answering, Asking for Someone and Leaving a Voicemail
On the phone, say who you are and why you're calling first, then ask politely: Bonjour, ici Karan Singh. J'appelle au sujet de… Est-ce que je pourrais parler à… ?
If you don't understand, say so: Pardon, pouvez-vous répéter ? On a voicemail, say your number slowly, twice.
Getting Started
Phone calls are hard in any new language: no gestures, no lips to read, and often a bad line. They are also unavoidable in Canada: booking a doctor’s appointment, calling the landlord, following up on a job application, calling Service Canada.
And they are in the exam: in TEF Canada speaking, Section A, you ask an examiner questions about an advertisement, just as if you were phoning to get information. This lesson gives you the fixed phrases, which do most of the work.
1. Answering the phone
| Situation | Phrase | Meaning |
|---|---|---|
| Personal phone | Allô ? / Oui, allô ? | Hello? |
| At work | Bonjour, clinique Saint-Laurent, Amrit à l’appareil. | Hello, Saint-Laurent Clinic, Amrit speaking. |
| Offering help | Comment puis-je vous aider ? | How can I help you? |
| Confirming it’s you | C’est moi. / C’est lui-même. / C’est elle-même. | Speaking. |
Allô is only for the phone in France. In Québec it is also a casual “hi” in person.
2. Calling and asking for someone
| Step | Phrase | Meaning |
|---|---|---|
| Greet and introduce yourself | Bonjour, je m’appelle Karan Singh. | Hello, my name is Karan Singh. |
| Ask for someone | Est-ce que je pourrais parler à Madame Roy, s’il vous plaît ? | Could I speak to Ms Roy, please? |
| Say why you’re calling | J’appelle au sujet de l’annonce pour l’appartement. | I’m calling about the apartment ad. |
| J’appelle pour prendre rendez-vous. | I’m calling to make an appointment. | |
| Je vous appelle pour faire un suivi de ma candidature. | I’m calling to follow up on my application. |
What the other person may say:
- C’est de la part de qui ? (Who’s calling?) → De la part de Karan Singh.
- Ne quittez pas. / Un instant, s’il vous plaît. (Please hold.)
- Je vous la passe. / Je vous le passe. (I’ll put you through to her / him.)
- Elle est en réunion. / Il est absent aujourd’hui. / Elle est en ligne. (She’s in a meeting / He’s out today / She’s on another call.)
- Voulez-vous laisser un message ? (Would you like to leave a message?)
- Pouvez-vous rappeler plus tard ? (Can you call back later?)
- Vous avez fait un mauvais numéro. (You have the wrong number.)
3. When you don’t understand
These phrases are your safety net. Using them is a sign of good communication, not weakness, and in the TEF they show you can manage a conversation.
- Pardon, pouvez-vous répéter, s’il vous plaît ? (Sorry, could you repeat that?)
- Pouvez-vous parler plus lentement ? (Could you speak more slowly?)
- Je vous entends mal. / La ligne est mauvaise. (I can’t hear you well. / It’s a bad line.)
- Pouvez-vous épeler, s’il vous plaît ? (Could you spell that?)
- Si je comprends bien, le rendez-vous est jeudi à 14 h ? (If I understand correctly, the appointment is Thursday at 2 p.m.?)
Spelling your name. French letter names are different from English: e sounds like “euh”, i like “ee”, g like “zhay”, j like “zhee”. To avoid confusion, spell with words: S comme Sophie, I comme Isabelle, N comme Nicolas, G comme Gérard, H comme Hélène. See Alphabet and Sounds.
4. Phone menus
Automated menus are where many calls start:
- Pour le service en français, faites le 1. For service in French, press 1.
- Appuyez sur le 2. Press 2.
- Faites le carré. Press the pound key (#). In France: la touche dièse.
- Faites l’étoile. Press the star key (*).
- Veuillez patienter. Please wait.
- Votre appel est important pour nous. Your call is important to us.
- Toutes nos lignes sont occupées. All our lines are busy.
- Le temps d’attente estimé est de dix minutes. The estimated wait time is ten minutes.
5. Useful verbs
| Verb | Meaning | Example |
|---|---|---|
| appeler, téléphoner à | to call | J’ai appelé la banque. / J’ai téléphoné à la banque. |
| rappeler | to call back | Je vous rappelle demain. |
| composer le numéro | to dial | Composez le 911 en cas d’urgence. |
| raccrocher | to hang up | Ne raccrochez pas ! |
| décrocher | to pick up | Personne n’a décroché. |
| ça sonne | it’s ringing | Ça sonne, mais personne ne répond. |
| c’est occupé | it’s busy | C’est encore occupé. |
| ça a coupé | we got cut off | Désolé, ça a coupé. |
| laisser un message | to leave a message | J’ai laissé un message sur sa boîte vocale. |
Téléphoner à takes à: je lui téléphone (I phone him/her). Appeler takes a direct object: je l’appelle (I call him/her).
6. Leaving a voicemail
You will hear: Bonjour, vous êtes bien sur la boîte vocale de… Laissez-moi un message après le bip / le signal sonore.
A good voicemail has five parts:
- Greeting and who you are: Bonjour, ici Karan Singh. (In Québec, ici + your name is the standard phone introduction.)
- Why you’re calling: J’appelle au sujet de…
- What you want: J’aimerais savoir si… / Pourriez-vous me rappeler ?
- Your number, slowly, twice: Mon numéro est le 514 555-0147. Je répète : 514 555-0147.
- Closing: Merci et bonne journée !
Model 1: calling a clinic
Bonjour, ici Simran Kaur. J’appelle pour prendre rendez-vous avec le docteur Gagnon. Mon fils a de la fièvre depuis deux jours. Pourriez-vous me rappeler ce matin, si possible ? Mon numéro est le 438 555-0192. Je répète : 438 555-0192. Merci beaucoup, au revoir.
Model 2: answering a rental ad
Bonjour, ici Harjit Singh. Je vous appelle au sujet de l’annonce pour le quatre et demie sur la rue Bélanger. Est-ce que l’appartement est encore disponible ? J’aimerais le visiter cette semaine, idéalement jeudi après 17 h. Vous pouvez me joindre au 514 555-0147. Merci et bonne journée !
Un quatre et demie is the Québec way of describing an apartment: four rooms plus a bathroom (the “half”), so two bedrooms, a living room and a kitchen.
Model 3: a friend (informal)
Salut Jas, c’est Priya ! Je voulais savoir si tu étais libre samedi soir pour un souper. Rappelle-moi quand tu peux. Bye !
7. Reading phone numbers aloud
- Canada: area code, then the number in groups: 514 555-0147 → cinq-un-quatre, cinq-cinq-cinq, zéro-un-quatre-sept. Saying the digits one by one is the clearest on the phone and always acceptable.
- France: five pairs: 06 12 34 56 78 → zéro six, douze, trente-quatre, cinquante-six, soixante-dix-huit.
For a full drill, try the numbers in context drill and Numbers, Dates and Time.
Common Mistakes
| ❌ Wrong | ✅ Right | Why |
|---|---|---|
| Je veux parler avec Madame Roy. | Est-ce que je pourrais parler à Madame Roy ? | More polite; parler à for asking for someone |
| Je téléphone Marc. | Je téléphone à Marc. / J’appelle Marc. | téléphoner à |
| Je vous appelle retour. | Je vous rappelle. | rappeler = call back |
| Ne quittez pas = don’t leave | Ne quittez pas = please hold | Fixed phone phrase |
| C’est moi Karan. (at work) | Ici Karan Singh. / Karan Singh à l’appareil. | Standard phone introduction |
Practice
A. Say it
- You call a company and want to speak to Mr Dubé. What do you say?
- The receptionist asks C’est de la part de qui ? Answer.
- You didn’t catch the date. What do you say?
- Write a 4–5 sentence voicemail to your landlord: the heating isn’t working and you’d like him to call you back today.
Answers
1. Bonjour, est-ce que je pourrais parler à Monsieur Dubé, s’il vous plaît ? · 2. De la part de [your name]. · 3. Pardon, pouvez-vous répéter la date, s’il vous plaît ?
4. Example: Bonjour Monsieur Lavoie, ici Navdeep Gill, de l’appartement 6. Je vous appelle parce que le chauffage ne fonctionne pas depuis hier soir. Il fait très froid dans l’appartement. Pourriez-vous me rappeler aujourd’hui, s’il vous plaît ? Mon numéro est le 514 555-0133. Merci.
B. Phone phrases: write the missing word
- Bonjour, ______ Karan Singh. (Québec: “this is”)
- C’est de la ______ de qui ?
- Ne ______ pas, je vous la passe.
- Pouvez-vous ______ votre nom, s’il vous plaît ? (spell)
- Je vous ______ demain matin. (call back)
- Désolé, ça a ______, je n’entendais plus rien. (cut off)
- Il ne répond pas, je vais lui laisser un ______.
Answers
B. 1. ici · 2. part · 3. quittez · 4. épeler · 5. rappelle · 6. coupé · 7. message
What’s Next
FAQ
How do I say my phone number in French?
In Canada, the clearest way on the phone is digit by digit, in three groups: 514 555-0147 = cinq-un-quatre, cinq-cinq-cinq, zéro-un-quatre-sept. In France, numbers are read in five pairs: 06 12 34 56 78 = zéro six, douze, trente-quatre, cinquante-six, soixante-dix-huit.
What does 'Ne quittez pas' mean?
Hold on / Please hold. It does not mean 'don't leave'. It's what a receptionist says before transferring you.
What is 'le carré' on a phone menu?
In Canada, le carré is the pound or hash key (#), and l'étoile is the star key (*). In France, # is le dièse.
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