Filling Out a Form in French: Name, Address, Date of Birth and More
Getting Started
Newcomers to Canada fill out dozens of forms in their first months: a health card, a bank account, school registration, a lease, a job. In Québec these forms are often only in French, and everywhere else federal forms always have a French version. The TEF/TCF reading section also uses forms and official notices.
This lesson covers the words found on almost every form, and ends with a filled-in example.
1. Your identity
| French | English | Example | Example (EN) |
|---|---|---|---|
| le formulaire | form | Remplissez ce formulaire. | Fill out this form. |
| le nom (de famille) | surname, last name | Mon nom de famille est Singh. | My last name is Singh. |
| le prénom | first name | Mon prénom est Harjit. | My first name is Harjit. |
| la date de naissance | date of birth | Quelle est votre date de naissance ? | What is your date of birth? |
| le lieu de naissance | place of birth | Lieu de naissance : Amritsar, Inde. | Place of birth: Amritsar, India. |
| le sexe | sex | Cochez le sexe : M ou F. | Tick your sex: M or F. |
| la citoyenneté | citizenship | Citoyenneté : indienne. | Citizenship: Indian. |
| la pièce d’identité | ID document | Vous avez une pièce d’identité ? | Do you have ID? |
| le numéro d’assurance sociale (NAS) | Social Insurance Number (SIN) | L’employeur demande votre NAS. | The employer asks for your SIN. |
| la carte d’assurance maladie | health card | J’ai reçu ma carte d’assurance maladie. | I got my health card. |
An important point about names: on a form, Nom usually means your surname, not your full name; a full name is nom complet. If your passport shows Kaur or Singh as your surname, write exactly that, so your name is identical on every document.
2. Address and contact
| French | English | Example | Example (EN) |
|---|---|---|---|
| l’adresse | address | Écrivez votre adresse complète. | Write your full address. |
| le numéro d’appartement | apartment number | Numéro d’appartement : 304. | Apartment number: 304. |
| la ville | city | Ville : Laval. | City: Laval. |
| la province | province | Province : Québec. | Province: Québec. |
| le code postal | postal code | Mon code postal est H7N 1A1. | My postal code is H7N 1A1. |
| le numéro de téléphone | phone number | Laissez votre numéro de téléphone. | Leave your phone number. |
| le courriel | Mon courriel est sur le formulaire. | My email is on the form. | |
| la personne à joindre en cas d’urgence | emergency contact | La personne à joindre est mon frère. | My emergency contact is my brother. |
| le lien de parenté | relationship (family) | Lien de parenté : épouse. | Relationship: wife. |
Note: in Québec, email is almost always courriel; in France e-mail or mail is also common. A French address puts a comma after the number: 45, rue Principale, app. 304.
3. Marital status (état civil)
| French | English | Example | Example (EN) |
|---|---|---|---|
| l’état civil | marital status | État civil : marié. | Marital status: married. |
| célibataire | single | Je suis célibataire. | I’m single. |
| marié / mariée | married | Elle est mariée depuis cinq ans. | She has been married for five years. |
| conjoint de fait / conjointe de fait | common-law partner | Mon conjoint de fait vit avec moi. | My common-law partner lives with me. |
| divorcé / divorcée | divorced | Il est divorcé. | He is divorced. |
| veuf / veuve | widowed | Ma grand-mère est veuve. | My grandmother is a widow. |
| les personnes à charge | dependants | Combien de personnes à charge avez-vous ? | How many dependants do you have? |
4. Form instructions
| French | English | Example | Example (EN) |
|---|---|---|---|
| remplir | to fill out | J’ai rempli le formulaire. | I filled out the form. |
| cocher la case | to tick the box | Cochez la case correspondante. | Tick the matching box. |
| en lettres majuscules | in capital letters | Écrivez en lettres majuscules. | Write in capital letters. |
| obligatoire | required | Ce champ est obligatoire. | This field is required. |
| facultatif | optional | Le courriel est facultatif. | The email is optional. |
| la signature | signature | Votre signature, s’il vous plaît. | Your signature, please. |
| signer | to sign | Signez en bas de la page. | Sign at the bottom of the page. |
| joindre | to attach | Joignez une copie de votre passeport. | Attach a copy of your passport. |
| s’il y a lieu | if applicable | Nom du conjoint, s’il y a lieu. | Spouse’s name, if applicable. |
Other instructions you will see:
- Réservé à l’administration / Ne rien écrire dans cette case = don’t write in this box; it’s for office use.
- Joindre une copie de… = attach a copy of…
- Sans objet (S. O.) = not applicable (N/A).
5. Date formats
Every form states its format. The letters come from French words: A = année (year), M = mois (month), J = jour (day).
- AAAA-MM-JJ → 1990-03-05 (many Canadian government forms)
- JJ/MM/AAAA → 05/03/1990
The wrong order turns 5 March into 3 May, so check the letters every time.
6. A filled-in example
FORMULAIRE D’INSCRIPTION – COURS DE FRANÇAIS
Nom : KAUR · Prénom : GURPREET Date de naissance (AAAA-MM-JJ) : 1991-11-08 · Lieu de naissance : Jalandhar, Inde Sexe : ☐ M ☒ F Adresse : 2150, boulevard Saint-Laurent, app. 12 · Ville : Montréal · Province : Québec · Code postal : H2X 2T4 Téléphone : 514 555-0147 · Courriel : [email protected] État civil : ☐ célibataire ☒ mariée ☐ conjointe de fait Langue maternelle : punjabi · Autres langues : hindi, anglais Personne à joindre en cas d’urgence : Amandeep Singh · Lien de parenté : époux Signature : G. Kaur · Date : 2026-09-24
7. At the counter
Sometimes a clerk fills in the form and asks you:
- Quel est votre nom de famille ? — Kaur.
- Pouvez-vous l’épeler, s’il vous plaît ? — K, A, U, R. (For letter names, see Alphabet and Sounds.)
- Quelle est votre date de naissance ? — Le 8 novembre 1991.
- Vous avez une pièce d’identité ? — Oui, voici mon passeport.
- Signez ici, s’il vous plaît.
Practice
What would you write in these boxes? Answer with your own details.
- Prénom : ______
- Date de naissance (JJ/MM/AAAA) : ______
- État civil : ______
- Code postal : ______
- Ville : ______
Then: can you leave a facultatif box empty? And an obligatoire one?
Answers
Facultatif = optional, so you can leave it empty. Obligatoire = required, so you must fill it in. JJ/MM/AAAA means day first, then month, then the four-digit year.
What’s Next
FAQ
Does 'Nom' on a form mean my full name?
No. On a form, Nom usually means your surname, and Prénom your first name. For Harjit Singh: Nom = Singh, Prénom = Harjit. Write exactly what is on your passport.
What does 'conjoint de fait' mean?
It is Canada's common-law partner: a couple who have lived together in a conjugal relationship for at least one year without marrying (the federal immigration definition). It appears on most government forms.
How do I write the date on a form?
Follow the format printed on the form. AAAA-MM-JJ means year-month-day (2026-09-24); JJ/MM/AAAA means day/month/year (24/09/2026). A = année, M = mois, J = jour.
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